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Folha de referências do Word 2016 e 2019

O Word sempre foi o aplicativo robusto do pacote Microsoft Office. Quase todo mundo que usa o Office acaba usando o Word em algum momento, seja para escrever memorandos, digitar agendas, criar relatórios, redigir correspondência comercial ou qualquer um dos milhares de outros usos.

A Microsoft vende o Office em dois modelos: indivíduos e empresas podem pagar pela licença de software antecipadamente e possuí-la para sempre (o que a empresa chama de versão perpétua do pacote), ou podem comprar uma assinatura do Office 365, o que significa que têm acesso a o software apenas enquanto eles continuarem pagando a taxa de assinatura.



Quando você compra uma versão perpétua do pacote - digamos, Office 2016 ou Office 2019 - seus aplicativos nunca obterão novos recursos, enquanto os aplicativos do Office 365 são continuamente atualizados com novos recursos. (Para obter mais detalhes, consulte Quais são as diferenças entre o Microsoft Office 2019 e o Office 365?)



Esta folha de dicas permite que você fique por dentro dos recursos que foram introduzidos no Word 2016 e no Word 2019, as versões de licença perpétua do Word incluídas no Office 2016 e no Office 2019, respectivamente. No Office 365, o Word tem todos esses recursos, além de vários outros. Se você ou sua organização tiver uma assinatura do Office 365, consulte nosso Folha de referências do Word para Office 365 para cobertura de todos os recursos mais recentes.

A maioria das dicas neste artigo se aplica ao Word 2016 e ao Word 2019 para Windows. Quase no final, há uma seção apenas para o Word 2019.



Compartilhe esta história: Profissionais de TI, esperamos que vocês transmitam este guia aos seus usuários para ajudá-los a aprender a aproveitar ao máximo o Word 2016 e 2019.

Use a fita

A interface da faixa de opções no Word 2016 e 2019 não mudou muito em comparação com as versões anteriores. A Faixa de Opções foi incluída nos aplicativos do pacote Office desde o Office 2007, então você provavelmente está familiarizado com a forma como ela funciona. Mas se você precisar de uma atualização, consulte nossa folha de referências do Word 2010.

Assim como no Word 2013, a faixa de opções no Word 2016 e 2019 tem aparência mais plana, mais limpa e menos desordenada do que a do Word 2010 e 2007. A faixa de opções de 2016 e 2019 é menor do que no Word 2013, a barra de título agora é totalmente azul em vez do branco anterior, e o texto do menu (Arquivo, Página inicial, Inserir e assim por diante) agora é uma mistura de maiúsculas e minúsculas em vez de maiúsculas. Existem outras pequenas alterações também - por exemplo, a antiga guia Layout da Página agora é chamada apenas Layout - mas a Faixa de Opções ainda funciona da mesma maneira e você encontrará a maioria dos comandos nos mesmos locais que no Word 2013.



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A faixa de opções no Word 2016 não mudou muito em relação ao Word 2013. (clique na imagem para ampliá-la.)

Para descobrir quais comandos residem em quais guias da Faixa de Opções, baixe nosso Referência rápida da faixa de opções do Word 2016 e 2019 . Veja também o novo e bacana recurso Tell Me descrito abaixo.

Assim como nas versões anteriores do Word, para fazer com que os comandos abaixo das guias na Faixa de Opções desapareçam, pressione Ctrl-F1. Para fazer os comandos aparecerem novamente, pressione Ctrl-F1. (Observe que as guias da faixa de opções - Arquivo, Página inicial, Inserir e assim por diante - permanecem visíveis.)

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Aqui estão as opções de exibição da faixa de opções.

Você também tem outras opções para exibir a Faixa de Opções. Para acessá-los, clique no ícone de opções de exibição da faixa de opções no canto superior direito da tela, logo à esquerda dos ícones para minimizar e maximizar o Word. Um menu suspenso aparece com estas três opções:

  • Auto-ocultar fita: Isso oculta toda a Faixa de Opções, tanto as guias quanto os comandos abaixo delas. Para mostrar a Faixa de Opções novamente, clique em no topo do Word.
  • Mostrar guias: Isso mostra as guias, mas oculta os comandos abaixo delas. É o mesmo que pressionar Ctrl-F1. Para exibir os comandos abaixo das guias quando estiverem ocultos, pressione Ctrl-F1, clique em uma guia ou clique no ícone de exibição da faixa de opções e selecione Mostrar guias e comandos.
  • Mostrar guias e comandos: Selecionar isso mostra as guias e os comandos.

E se, por algum motivo, o azul na barra de título for muito colorido para você, pode torná-lo branco ou cinza. (No Word 2019, também há uma opção preta.) Para fazer isso, selecione Arquivo> Opções> Geral . Na seção 'Personalize sua cópia do Microsoft Office', clique na seta para baixo ao lado do Tema do Office e selecione Cinza Escuro ou Branco (ou Preto) no menu suspenso. Para tornar a barra de título azul novamente, escolha a opção Colorido na lista suspensa. Logo acima do menu Tema do Office está um menu suspenso Plano de fundo do Office - aqui você pode escolher exibir um padrão, como uma placa de circuito ou círculos e listras na barra de título.

Há uma mudança útil no que a Microsoft chama de área de bastidores que aparece quando você clica em Arquivo na Faixa de Opções: Se você clicar em Abrir ou Salvar como no menu à esquerda, poderá ver os serviços baseados em nuvem que conectou ao seu Office conta, como SharePoint e OneDrive. Cada local agora exibe seu endereço de e-mail associado abaixo dele. Isso é muito útil se você usar um serviço de nuvem com mais de uma conta, como se você tivesse uma conta do OneDrive para uso pessoal e outra para negócios. Você poderá ver rapidamente qual é qual.

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Selecione Adicionar um local para adicionar um novo serviço de armazenamento em nuvem para o Word.

Colabore ao vivo

O maior recurso lançado com o Word 2016 é a colaboração ao vivo que permite que as pessoas trabalhem em documentos em qualquer lugar do mundo com uma conexão à Internet, um recurso que o Google Docs possui há muito tempo. Existem apenas dois requisitos para colaboração no Word 2016: Você deve estar conectado à sua conta do Microsoft ou Office 365 e o documento deve ser armazenado no OneDrive, OneDrive for Business ou SharePoint Online.

No entanto, enquanto os assinantes do Office 365 ou qualquer pessoa que usa o Word 2019 ou Word Online podem ver as alterações que outros usuários dessas versões fazem em um documento compartilhado em tempo real à medida que acontecem, os usuários do Word 2016 precisam salvar seus documentos periodicamente para ver e compartilhar as alterações . Portanto, embora seja uma colaboração ao vivo, não é em tempo real visibilidade nessa colaboração. Ainda assim, permite que você trabalhe com outras pessoas no mesmo documento ao mesmo tempo.

Para colaborar em um documento, primeiro abra-o e clique no ícone Compartilhar no canto superior direito da tela. Se você ainda não salvou seu arquivo no OneDrive, OneDrive for Business ou SharePoint Online, você será solicitado a fazê-lo.

Clicar no botão Compartilhar abre o painel Compartilhar no lado direito da tela - esta é a central de comandos para colaboração. Na parte superior do painel, digite os endereços de e-mail das pessoas com quem deseja colaborar no documento, separados por vírgulas. Conforme você digita, o Word examina seu catálogo de endereços e exibe as correspondências encontradas; clique na pessoa que você deseja convidar. Se você estiver em uma rede corporativa, pode clicar no catálogo de endereços à direita para pesquisar em seu catálogo de endereços de e-mail corporativo. Se uma pessoa não estiver em seu catálogo de endereços, basta digitar o endereço de e-mail completo.

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Seleção de pessoas com quem colaborar por meio do painel Compartilhar. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Depois de inserir os endereços, selecione 'Pode editar' ou 'Pode visualizar' no menu suspenso para permitir aos colaboradores edição total ou privilégios somente leitura. (Se quiser atribuir direitos diferentes a usuários diferentes, você pode enviar dois e-mails separados ou pode alterar as permissões de qualquer colaborador mais tarde, clicando com o botão direito em seu nome no painel Compartilhar.) Digite uma mensagem na caixa de texto, se desejar. Quando terminar, clique em Compartilhar. Um e-mail é enviado a todos com quem você compartilhou o arquivo, mostrando um botão Visualizar no OneDrive no qual eles podem clicar para abrir o documento.

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Seus colaboradores recebem uma mensagem de e-mail como esta quando você compartilha um documento. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Há outra maneira de compartilhar um arquivo armazenado em um OneDrive pessoal para colaboração: na parte inferior do painel Compartilhar, clique em Obter um link de compartilhamento e, na tela que aparece, escolha Criar um link de edição se desejar criar um link para o arquivo que permitirá que as pessoas editem o arquivo ou Criar um link somente para visualização se desejar criar um link que permitirá que elas visualizem apenas o arquivo. Em seguida, copie o link, cole-o em um e-mail usando qualquer programa de e-mail e envie-o.

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Quando os destinatários recebem o e-mail de você, eles clicam em um botão ou link para abrir o documento, que é aberto no Word Online em um navegador da Web em vez de no cliente de desktop Word. Nesse ponto, eles podem visualizar o documento, mas não podem editá-lo. Os usuários que não estão conectados a uma conta da Microsoft verão um botão Editar no navegador; depois de clicar nele, eles podem começar a editar na janela do navegador. Os usuários logados verão um menu Editar documento, no qual podem escolher Editar no Word para abrir o arquivo na versão cliente do Word ou Editar no navegador para trabalhar na versão gratuita da web.

A versão da web não é tão completa quanto a versão do cliente - por exemplo, não há tantas opções de formatação e você não pode inserir formas, fazer capturas de tela, usar mala direta ou usar vários outros recursos. Mas para edição básica, funciona bem.

Quando um colaborador começa a trabalhar em um documento compartilhado, você recebe uma notificação de que outra pessoa está editando o documento. O que você verá a seguir depende se você está trabalhando no Word 2016 ou 2019.

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Se você estiver usando o Word 2016, sempre que um colaborador fizer uma alteração, um pequeno ícone de atualizações disponíveis aparecerá na parte inferior da janela do Word. No entanto, conforme mencionado acima, você terá que salvar seu documento (ou clicar no ícone Atualizações disponíveis) para ver as alterações ou fazer com que vejam as suas. Depois de salvar ou clicar em Atualizações disponíveis, as adições de seus colaboradores aparecem em seu documento com uma sobreposição verde-claro.

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Ao colaborar no Word 2016, você deve salvar o documento para ver as alterações feitas por outras pessoas (destacadas em verde) e para compartilhar suas alterações com eles. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Quando você está trabalhando em um documento no Word 2019 com outras pessoas em tempo real, cada pessoa recebe um cursor com sua própria cor exclusiva. Você pode ver o que eles fazem enquanto o fazem, incluindo exclusão, edição e adição de texto. Eles também veem o que você faz.

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No Word 2019, você pode ver as edições de outros colaboradores em tempo real, com um cursor de cor diferente para cada colaborador. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Esteja ciente de que o funcionamento da colaboração em tempo real depende da força da sua conexão com a Internet. Em conexões lentas ou instáveis, você não verá imediatamente as edições feitas por outras pessoas e elas não verão as suas imediatamente - haverá um atraso. Portanto, é sempre melhor, quando possível, ter a conexão mais forte possível ao colaborar.

Além de ver as alterações de cada um no documento, vocês podem se comunicar com seus colaboradores de outras maneiras. O painel Compartilhar mostra uma lista de pessoas que têm acesso ao documento, com uma nota abaixo de seus nomes indicando se elas estão editando o documento e, caso não estejam, se têm acesso para edição ou visualização.

Clique com o botão direito do mouse no ícone de qualquer pessoa que esteja trabalhando no documento e clique em Abrir cartão de contato; uma tela é exibida com as várias maneiras de contatá-los, incluindo bate-papo, telefone e vídeo via Skype (se tiverem Skype) e e-mail. Isso permite que você converse ou envie mensagens de texto enquanto trabalham juntos no documento, tornando a colaboração muito mais eficaz.

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Clique no ícone de alguém que está trabalhando com você em um documento para ver outras maneiras de contatá-lo. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Enfrente tarefas com o Tell Me

Embora a colaboração ao vivo seja a maior adição ao Word 2016, também existem vários outros novos recursos. Um muito útil é Tell Me, que é extremamente útil quando você quer fazer uma tarefa que não fez antes ou se esqueceu de como fazer.

É uma caixa de texto à direita dos rótulos da guia da Faixa de Opções na parte superior da tela com as palavras Diga-me o que você deseja fazer nela. Digite uma tarefa e você obterá uma lista de possíveis correspondências. Clique na tarefa que deseja para obter instruções sobre como fazê-la.

Por exemplo, digitei endereçar um envelope e escolhi o resultado Envelope, e a tela que você usa para endereçar envelopes apareceu. Quando eu digitei a consulta mais geral para escrever um ensaio, apareceu um link para o recurso Pesquisador do Word que permite que você faça pesquisas diretamente do Word, adicione fontes da pesquisa que encontrar e, em seguida, cite as fontes no documento corretamente. Se você digitar uma consulta e passar o mouse sobre um resultado em vez de clicar nele, verá uma tela que descreve o que você pode fazer se clicar nos resultados.

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Tell Me dá conselhos sobre como endereçar um envelope (ou qualquer outra tarefa). (Clique na imagem para ampliá-la.)

É uma grande economia de tempo, porque você não precisa procurar pela Faixa de Opções para encontrar o comando que deseja. E ele lembra os recursos que você selecionou anteriormente na caixa, então, ao clicar nela, você verá primeiro uma lista das tarefas anteriores que você pesquisou. Dessa forma, as tarefas que você executa com frequência estão sempre ao seu alcance.