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Dez perguntas sobre a conformidade Sarbanes-Oxley

Imagine este cenário: você é um CIO em uma empresa de capital aberto em crise, e seu diretor financeiro foi forçado a renunciar no final do último trimestre, depois que seus auditores externos levantaram questões de fraqueza material. Há três meses, a Securities and Exchange Commission se envolveu e lançou uma investigação formal, e agora sua empresa é constantemente examinada. É hora de seu CEO relatar os lucros, e isso não é uma boa notícia.

Agora seu conselho geral adiciona mais más notícias. De acordo com a Lei Sarbanes-Oxley, sua administração deve demonstrar que controles internos adequados foram estabelecidos para proteger as informações confidenciais de serem comprometidas durante o 'apagão'. Com o boato correndo solto, você sabe que a probabilidade de uma divulgação interna sobre as informações de lucros é alta.



No entanto, você não tem como detectar essas comunicações se elas vazarem em um Web mail ou em uma postagem em um quadro de avisos da Internet. Mesmo se você pudesse detectar isso, quais informações você deveria proteger? Existe uma estratégia de conformidade de blueprint que poderia ser implantada de forma a detectar todas as divulgações eletrônicas?



Existem soluções disponíveis, mas primeiro você deve entender a Sarbanes-Oxley, como ela afeta seus negócios e quais informações - por lei - precisam ser protegidas.

Você e seu CEO devem saber as respostas para as 10 perguntas a seguir, a fim de preparar e provar que implantou a combinação certa de controles internos:



1. Que tipo de informação deve ser protegida por controles internos de acordo com a Sarbanes-Oxley?

As informações devem ser consideradas não públicas se não forem amplamente divulgadas ao público em geral, incluindo informações eletrônicas. A divulgação não autorizada de dados não públicos é uma violação das leis federais de valores mobiliários. Essas informações devem ser protegidas, mas também devem ser monitoradas para garantir que não sejam divulgadas de forma inadequada.

A seção 404 descreve a responsabilidade da administração por construir controles internos em torno da salvaguarda de ativos relacionados à detecção oportuna de aquisição, uso ou alienação não autorizada dos ativos de uma entidade que poderiam ter um efeito material nas demonstrações financeiras. Você precisa demonstrar que possui os recursos para monitorar, detectar e registrar divulgações de informações eletrônicas.



2. Visto que tantas informações não públicas são comunicadas além do e-mail com base no Simple Mail Transfer Protocol, como podemos construir controles internos para detectar adequadamente a divulgação oportuna de informações que fluem por Web mail, chat ou HTTP?

No mundo atual em rede, não se trata apenas de e-mail. A administração não pode garantir a veracidade ou precisão dos dados financeiros se não tiver os meios para monitorar o movimento de informações confidenciais em toda a rede corporativa 24 horas por dia, sete dias por semana.

Exija mais da tecnologia. Estão disponíveis novos produtos que podem monitorar a divulgação eletrônica de informações não públicas e não se limitam a e-mail com base em SMTP. Essas tecnologias podem monitorar, registrar e fornecer alertas sobre divulgações eletrônicas, analisando todas as informações que fluem pela rede corporativa de Web mail e chat para protocolo de transferência de arquivos e HTTP. Esse tipo de tecnologia de monitoramento combinado com um sistema de armazenamento que permite pesquisas forenses em informações armazenadas pode ser inestimável se uma investigação for necessária.

3. Quais são as penalidades por expor informações não públicas?

O uso de informações não públicas relativas a uma empresa ou qualquer de suas afiliadas (também conhecido como 'informações internas') em transações de títulos ('negociação com informações privilegiadas') pode violar as leis federais de títulos. As penalidades podem incluir:

  • Exposição a investigações da SEC.
  • Ação penal e ação civil.
  • Renúncia de lucros realizados ou perdas evitadas com o uso das informações.
  • Penalidades de até $ 1 milhão ou três vezes o valor de quaisquer lucros ou perdas, o que for maior.
  • Pena de prisão de até 10 anos.

4. Que ação uma empresa deve tomar se informações não públicas forem expostas de maneira inadequada em sua rede?

Se informações não públicas forem divulgadas de forma inadequada em sua rede, você deve executar rapidamente um programa de resposta para identificar a extensão da exposição, avaliar o efeito sobre a empresa e seus clientes e notificar todas as partes afetadas.

A seção 409 da Sarbanes-Oxley determina que as empresas divulguem publicamente informações adicionais sobre mudanças materiais na condição financeira ou nas operações da empresa. Embora a Sarbanes-Oxley contenha muitos requisitos de relatórios, a identificação em tempo real de alterações e divulgações de materiais (o consenso é de 48 horas) é o desafio mais significativo.

5. Quem é pessoalmente responsável se houver uma violação de conformidade?

O CEO e o CFO devem certificar todas as demonstrações financeiras apresentadas à SEC. A pena máxima para violações do Securities Exchange Act aumentou para US $ 5 milhões para indivíduos e US $ 25 milhões para entidades, bem como prisão de até 20 anos.

A seção 802 da Sarbanes-Oxley declara: 'Quem intencionalmente altera, destrói, mutila, oculta, encobre, falsifica ou faz uma entrada falsa em qualquer registro, documento ou objeto tangível com a intenção de impedir, obstruir ou influenciar a investigação ou administração adequada de qualquer departamento ou agência dos Estados Unidos ... ou contemplação de qualquer assunto ou caso, será multado ... preso não mais de 20 anos, ou ambos. '

6. Quanto tempo dura o 'retorno' sobre as violações de conformidade?

A seção 804 da Sarbanes-Oxley estende o prazo de prescrição em ações de fraude de títulos privados para o primeiro de dois anos após a descoberta dos fatos que constituem a violação ou cinco anos a partir da violação.

7. Existem estratégias de conformidade que posso implantar para ajudar a provar a devida diligência se nossa empresa for investigada?

Hoje, um programa de conformidade ofensivo, em vez de defensivo, é importante.

Implemente estratégias que forneçam o suporte de evidências de que você precisa quando as coisas dão errado. Novos dispositivos de segurança de rede projetados para capturar e registrar todas as comunicações eletrônicas podem fornecer recursos forenses com relatórios automatizados que correspondem às necessidades de conformidade.

Essas soluções devem ser implantadas dentro de uma estratégia de conformidade abrangente que se alinhe com os negócios para continuamente:

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  • Identifique e monitore os riscos.
  • Estabeleça controles internos eficazes.
  • Teste a validade dos controles.
  • Suporte para certificações de CEO e CFO.
  • Realize auditorias de terceiros.
  • Monitore as mudanças nos riscos, controles e necessidades de conformidade.
  • Ajuste proativamente, conforme necessário.

8. Que papel os auditores externos devem desempenhar na conformidade?

O Conselho de Supervisão de Contabilidade de Empresas Públicas foi criado por meio da Lei Sarbanes-Oxley para supervisionar os auditores de empresas públicas. O conselho aprovou recentemente a Norma de Auditoria nº 2, uma auditoria de controle interno sobre relatórios financeiros realizada com uma auditoria de demonstrações financeiras. O novo padrão destaca os benefícios de fortes controles internos sobre relatórios financeiros e promove os objetivos da Sarbanes-Oxley.

9. Precisarei evitar que ocorram divulgações eletrônicas?

Nenhum programa de conformidade pode evitar 100% da má conduta dos funcionários da empresa. Os regulamentos também não declaram que você deve impedir que ocorram divulgações internas - incluindo divulgações eletrônicas.

Se investigado, você precisará demonstrar a devida diligência de que tem a capacidade de uma resposta adequada e rápida para detectar e impedir a má conduta que expõe sua empresa a riscos operacionais que podem ter um efeito material em seus negócios.

10. O que acontece se eu for investigado?

Os programas de conformidade devem ser projetados para detectar os tipos específicos de riscos operacionais mais prováveis ​​de ocorrer nas linhas de negócios de uma empresa. A gestão deve ser capaz de responder a duas questões fundamentais:

  1. O programa de conformidade da corporação é bem projetado?
  2. O programa de conformidade da corporação funciona?

Como sua história termina?

Como você entendeu a conexão entre a divulgação eletrônica e a necessidade de monitorar a divulgação em sua rede corporativa, você implantou uma tecnologia que pode monitorar, analisar e armazenar todas as comunicações para investigações posteriores. Cada sessão que atravessa cada ponto de saída da rede foi analisada. O sistema de monitoramento implementado armazenava terabytes de informações durante o período de blackout - tudo retido no caso de uma auditoria.

Sua empresa enviou um e-mail do CEO a todos os funcionários, afirmando especificamente que a divulgação de informações sobre lucros durante o período de blackout não seria tolerada.

No primeiro dia, você detectou 129 ocorrências de vazamento de memorando interno do CEO. Uma investigação posterior revelou que 16 funcionários também divulgaram informações inadequadas ou negociaram ações durante o blecaute. Você se comunicou com o conselho geral, que foi capaz de tomar as medidas adequadas para remediar a situação e relatá-la de acordo com os mandatos de conformidade. Seu CEO manteve o emprego.

Uma caminhada no lado selvagem?

Acredite ou não, este estudo de caso não foi apenas um passeio pelo lado selvagem; é baseado em eventos que estão ocorrendo dentro de muitas organizações. Se você não avaliou a eficácia de seus controles internos à luz da nova realidade da divulgação eletrônica, comece a pensar a respeito. Não espere pelas primeiras condenações pela Sarbanes-Oxley ou pela Standard & Poor's rebaixar a classificação de crédito de sua empresa. Esses controles podem ser a diferença entre empresas que se recuperam de fraquezas materiais e empresas que vão à falência tentando se recuperar. Não se pergunte apenas as 10 perguntas acima; leve as respostas a sério e comece a aplicá-las à sua organização antes que seja tarde demais.

Kim Getgen é vice-presidente de estratégia da Reconnex Corp. , fornecedora de produtos de gerenciamento de risco e segurança em Mountain View, Califórnia.