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Smartsheet: uma ferramenta baseada em planilha para gerenciamento de projetos mais simples

Smartsheet é uma ferramenta de gerenciamento de trabalho baseada em nuvem projetada para ser simples e fácil de usar por uma ampla gama de funcionários. Lançado em 2006, começou a ganhar espaço após uma reformulação de 2010 em que um número significativo de recursos foi cortado.

Agora, mais de 70.000 empresas usam o aplicativo, incluindo metade das Fortune 500; os clientes variam do Google e Netflix à Administração de Serviços Gerais dos Estados Unidos.



Seu sucesso decorre de sua capacidade de atrair uma gama mais ampla de usuários de negócios, especificamente gerentes de projeto, de acordo com Chris Marsh, diretor de pesquisa da 451 Research. Para Bellevue, Smartsheet baseado em Wash. , isso significa combinar um formato de planilha familiar com gerenciamento de trabalho mais rico e recursos de colaboração.



Ele compete com produtos de gerenciamento de tarefas mais amplamente usados, como Asana e Trello.

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Ele ganhou apelo viral entre os líderes de negócios e suas equipes como uma ferramenta flexível o suficiente para lidar com muitos casos de uso de trabalho diferentes ... que não precisou do envolvimento de especialistas em gerenciamento de projetos ou analistas de negócios, disse Marsh.



As pessoas trabalham de maneira diferente hoje…. Eles estão cansados ​​de ferramentas que carecem de experiência de usuário de nível de consumidor, são difíceis de usar e não estão conectados, disse Margo Visitacion, vice-presidente e analista principal da Forrester. Ferramentas como o Smartsheet são o antídoto para isso.

Como funciona o Smartsheet?

Embora tenha semelhanças com aplicativos de gerenciamento de projeto mais tradicionais, o Smartsheet faz parte de uma nova geração de ferramentas emergentes de gerenciamento de trabalho que inclui Clarizen, Workfront, Asana, Planview’s Projectplace, Wrike e outros.

Por mais rico que seja o potencial desses fornecedores, não há uma maneira fácil de descrever esta categoria: mais ágil do que as ferramentas de gerenciamento de projetos e portfólio, mais abrangente do que o gerenciamento de equipes e tarefas, de natureza colaborativa, mas não ferramentas de colaboração, disse Marsh.



Em seu cerne está uma interface de usuário simples que se concentra em 'planilhas' semelhantes às planilhas do Excel, que há muito tempo são usadas para gerenciar projetos, mas podem se tornar pesadas e complexas de usar.

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Existem várias maneiras de acompanhar o andamento e o status dos projetos no Smartsheet. A empresa no ano passado adicionou painéis Kanban semelhantes aos vistos no Trello com o lançamento do Card View; os usuários também podem gerenciar tarefas a partir do recurso de calendário do aplicativo.

Existem também recursos projetados para rastrear o trabalho em alto nível. Em 2016, por exemplo, o Smartsheet lançou um painel de visualização, Sights, para oferecer às empresas uma janela para o trabalho que está sendo feito entre as equipes, como projetos, prazos e metas importantes. Um objetivo: oferecer maior visibilidade dos gargalos em projetos complexos.

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Uma lista de verificação de contratação mostrada no Smartsheet.

A colaboração é a chave para o Smartsheet. Cada uma das planilhas e linhas pode ser compartilhada com colegas por e-mail, fornecendo a eles acesso a todas as notas, comentários, arquivos e outras informações que são relevantes para um projeto ou tarefa. Documentos como PDFs, apresentações e arquivos gráficos podem ser armazenados e anexados usando contas do Google Drive, OneDrive, Box e DropBox.

O Smartsheet não prevê que será a única ferramenta de colaboração usada por uma empresa. Ele oferece uma variedade de integrações com outras ferramentas, incluindo a plataforma de mensagens Teams da Microsoft, Office 365, G Suite, Atlassian Jira, ServiceNow e Salesforce. Surpreendentemente, no entanto, atualmente não há integração com o Slack.

Preços do Smartsheet

Embora o Smartsheet seja gratuito para aqueles que desejam apenas visualizar ou editar informações, ele é oferecido em quatro camadas pagas. Os assinantes individuais pagam US $ 14 por mês (quando cobrado anualmente), com acesso a suporte por e-mail, 10 planilhas, aplicativo móvel, algumas integrações de terceiros e recursos de colaboração limitados, como lembretes e notificações.

As assinaturas da equipe custam US $ 15 por usuário por mês em uma base anual para um mínimo de três usuários. Este nível adiciona mais planilhas, relatórios ilimitados e inclui suporte por telefone e alguns controles administrativos.

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A camada de negócios, a US $ 25 por usuário por mês, aumenta o número de folhas acessíveis para 100 por usuário e fornece recursos de colaboração adicionais, como ações automatizadas e uma variedade mais ampla de opções de integração.

Os usuários corporativos, que podem negociar um plano de preços personalizado, obtêm acesso a toda a gama de controles administrativos - como logon único e controle de acesso corporativo - recursos de colaboração e outros.

A empresa tem detalhes completos de preços disponíveis online .

Uma crescente base de clientes empresariais

A Smartsheet tem gasto dinheiro para expandir seus negócios, com novos escritórios abertos em Boston em janeiro para clientes na Costa Leste e na Europa. A empresa planeja adicionar 300 novos funcionários ao seu quadro, que chegava a 460 funcionários no início de 2017. Esse número inclui a equipe de vendas e suporte ao cliente.

Uma contratação significativa é Gene Farrell, ex-vice-presidente da Amazon para aplicativos corporativos e equipe EC2 Windows; Farrell trabalhou na lista crescente de ferramentas de software de produtividade da Amazon Web Services, como WorkDocs, WorkMail e Chime. A Amazon tentou bloquear a mudança alegando que o Smartsheet concorre com alguns dos próprios softwares da AWS, sugerindo que um produto semelhante poderia estar em desenvolvimento. Mas a Amazon desistiu do esforço em junho, depois de chegar a um acordo sobre restrições temporárias às contribuições de Farrell no Smartsheet.

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Gerenciamento de projetos usando Smartsheet.

Em sua primeira grande conferência de clientes em setembro, Envolver , a empresa adicionou novos recursos de automação envolvendo solicitações de aprovação e atualização. O CEO da Smartsheet, Mark Mader, disse que esse foi apenas o primeiro passo nos planos da empresa para eliminar processos manuais desnecessários.

Estamos entrando em uma nova era de trabalho colaborativo em que a automação irá gerar melhorias significativas em produtividade, eficiência e inovação para empresas de todos os tamanhos, em todos os setores, disse Mader em um comunicado no lançamento. Os funcionários poderão dedicar mais tempo a tarefas de alto valor, como desenvolver relacionamentos importantes e melhorar produtos e serviços.

A empresa definiu de 1º a 4 de outubro de 2018 para seu próxima conferência do Engage .

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O desafio futuro do Smartsheet é convencer mais empresas de grande porte a implantar a ferramenta. Smartsheet atraiu mais de $ 70 milhões em receitas de assinaturas em 2016 e afirma um rápido crescimento em seu segmento empresarial. O número de clientes que pagam mais de $ 100.000 por ano pelo aplicativo teve aumentos de três dígitos ano a ano em 2016, embora números específicos não estivessem disponíveis.

O que o Smartsheet precisa fazer a seguir

No entanto, a empresa ainda tem um longo caminho a percorrer para convencer as grandes empresas de que está preparada para a empresa.

Ele ainda não é considerado uma solução corporativa, apesar do fato de ser usado em toda a empresa, e [tem] uma mensagem clara sobre a análise de dados corporativos, disse Visitation at Forrester.

O analista sênior do 451, Raul Castañón-Martínez, disse que, embora o Smartsheet atraia os usuários finais, pode ser difícil comunicar esses benefícios aos executivos de nível C que controlam o bolso em grandes organizações. Pode haver centenas de funcionários usando a ferramenta internamente antes mesmo de um CIO ter ouvido falar dela.

O fato de que ele não se enquadra perfeitamente em uma categoria dentro do universo de software empresarial torna difícil para os tomadores de decisão de TI entender seu valor, disse Castañón-Martínez. O Smartsheet ganhou ampla adoção principalmente por meio do crescimento orgânico, o que mostra que seus usuários veem valor no uso da ferramenta.

O produto está em um estágio em que precisa desenvolver uma narrativa de vendas para os tomadores de decisão de TI corporativa, ou seja, ROI, proposição de valor, disse ele.