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Folha de referências do SharePoint Online

Se você nunca ouviu falar do SharePoint, provavelmente vive sob uma rocha. A plataforma de colaboração corporativa da Microsoft está incorporada em quase todas as organizações de médio e grande porte de alguma forma ou forma, e o SharePoint Online faz parte do serviço de assinatura do Office 365, o que significa que centenas de milhares de usuários têm acesso ao software. Como parte da assinatura do Office 365, você obtém automaticamente a versão mais recente do software.

Mas o SharePoint está tão complexo como sempre, e se você usou versões anteriores do SharePoint, você descobrirá que nos próximos lançamentos de 2016 e Office 365, a Microsoft definitivamente mudou o queijo. A interface é diferente das versões anteriores do SharePoint e algumas maneiras de interagir com o software mudaram. Ou talvez você seja novo no SharePoint ou esteja interessado em explorar o poder do SharePoint Online enquanto trabalha com sua equipe.



É para isso que serve esta folha de dicas. Lá dentro, você aprenderá todas as noções básicas de navegação e uso de um site do SharePoint e também onde ir para encontrar algumas das opções de personalização.



Observação: você pode estar usando uma das várias edições diferentes do SharePoint. Este artigo é sobre a versão Office 365 do SharePoint, conhecida como SharePoint Online - aquela pela qual você ou sua empresa pagam uma taxa de assinatura e que é executada nos data centers da Microsoft e não por sua própria equipe de TI. Também existe uma versão local do SharePoint, atualmente SharePoint 2016, que é executado em sua empresa e não é licenciado por assinatura. (Consulte nossas folhas de dicas para as versões locais do SharePoint 2013 e do SharePoint 2010.)

Se você está apenas começando ...

Ao fazer logon pela primeira vez em um novo site do SharePoint, você verá uma tela semelhante a esta:



Jonathan Hassell / IDG

Os novos recursos dessa tela incluem o seguinte:

  • o Freqüente A seção mostra um feed de itens nos quais você trabalhou recentemente e itens nos quais as pessoas que estão em sua equipe ou com quem você interage com frequência estão trabalhando.
  • Para fácil acesso, você pode clicar no ícone de estrela no canto superior direito de qualquer site para seguir o site e fazer com que apareça no Seguindo seção quando você faz logon no SharePoint.
  • o Links em destaque é onde seus administradores podem abrir links importantes para áreas do site de que você pode precisar - coisas como links de sites de RH, solicitações de férias, rede social de sua organização e muito mais. Pense nisso como uma barra de inicialização rápida, mas que é curada por seu departamento de TI. Se você tiver direitos de administrador em um site, o que geralmente é o caso se você mesmo criou um site, também terá um link Editar que pode usar para preencher essa lista.
  • Você pode criar um novo site - basta clicar no ícone + no menu superior. (Sim, você pode ter vários sites em seu site principal do SharePoint. Mais sobre isso mais adiante na história.)

Depois de clicar em um site, você verá a tela a seguir. Nesta tela, pelo menos, o SharePoint Online se parece muito com o SharePoint 2013. Dê uma olhada:

Jonathan Hassell / IDG

Algumas coisas a serem observadas aqui:



o credenciais área. Este menu, acessado quando você clica em seu nome de exibição no canto superior direito da página da web, é onde você pode entrar ou sair de um site e onde você pode alterar quaisquer seções da página da web que podem ser modificadas pelo usuário (conhecido como web parts ou pequenos pedaços de código que às vezes são instalados nas páginas do SharePoint para realizar funções específicas).

o Fita . O SharePoint Online inclui a Faixa de Opções, um painel na parte superior da janela onde quase todas as funções possíveis em uma determinada página são agrupadas e exibidas. Como a Faixa de Opções encontrada em outros aplicativos do Office como o Word, a Faixa de Opções no SharePoint Online é dividida em guias, cada uma incluindo um conjunto de comandos relacionados. Ele é mostrado recolhido na captura de tela acima, mas apenas clique nas palavras no menu da guia - Navegar ou Página neste exemplo - para expandi-lo. Aqui está o que você verá:

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A maioria das páginas do SharePoint tem a guia Navegar ativada por padrão, o que fornece uma hierarquia em estilo breadcrumb, ajudando você a navegar entre as páginas do site e ver como você chegou à página atual. Se você estiver em uma biblioteca de documentos, a guia da Faixa de Opções de Ferramentas de Biblioteca aparecerá; se você estiver em diferentes tipos de listas, as ferramentas serão diferentes na Faixa de Opções.

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Sob a faixa de opções à direita, você encontrará o Procurar , onde você pode digitar qualquer tipo de consulta de pesquisa, clicar no ícone de lupa à direita e aproveitar as vantagens do mecanismo de indexação do site para obter resultados abrangentes de qualquer arquivo que inclua seu termo de pesquisa.

o Inicialização rápida barra, executada ao longo do lado esquerdo da página da web do SharePoint, ajuda você a pular entre as várias partes do seu site, incluindo listas, bibliotecas, áreas de discussão, coleções de imagens, a Lixeira do site (que funciona exatamente como a lixeira do Windows exceto que contém itens do site do SharePoint apenas), e uma visão completa em forma de árvore de todos os locais do seu site.

Tipos de conteúdo do site do SharePoint Online

O objetivo do SharePoint é ser um lugar onde as coisas podem ser compartilhadas. Tudo, desde documentos, calendários, listas, imagens, quadros de discussão e muito mais - tudo isso pode ser parte de um site do SharePoint e de qualquer usuário da rede da sua organização (e, em alguns casos, até mesmo usuários fora da sua rede, como parceiros ou fornecedores) podem acessar essas peças e colaborar com você.

O SharePoint Online tem uma lista definida de tipos de conteúdo que você pode criar em um determinado site. O SharePoint chama esses aplicativos e você pode adicioná-los clicando no terceiro botão à esquerda no grande painel no meio do seu site - diz Adicionar listas, bibliotecas e outros aplicativos. Eles incluem:

Uma página. Uma página é exatamente o que parece - uma página que é editada no navegador usando a funcionalidade de editor no SharePoint. Essas páginas contêm principalmente texto, mas você pode incorporar imagens, links, listas e outros aplicativos a elas.

Uma biblioteca de documentos. Você pode criar uma biblioteca de documentos que permite carregar arquivos do Word e outros arquivos para compartilhar. Essas bibliotecas de documentos oferecem a capacidade de fazer check-out de arquivos para garantir que apenas uma pessoa os edite a qualquer momento, para manter as versões em arquivo para que você possa ver o histórico de revisão e atividade de um determinado documento e para criar pastas para estruturar documentos logicamente dentro da biblioteca.

Outros tipos de bibliotecas. Existem bibliotecas de formulários, que armazenam formulários XML que sua empresa pode usar para encaminhar informações por meio do Microsoft InfoPath; bibliotecas de imagens, que apenas armazenam arquivos de imagens; e bibliotecas de páginas wiki, que basicamente criam uma maneira rápida de editar texto e mantê-lo na web, bem como vincular esse texto a outras páginas - um pobre editor de texto compartilhável, você pode dizer.

Uma lista. Listas são coleções de itens semelhantes. Você pode escolher a partir de uma lista de links, anúncios, um calendário, uma lista de contatos, um site de links sugerido, uma lista personalizada em forma de lista e uma forma de folha de dados editável, um quadro de discussão, uma lista de rastreamento de problemas, uma lista de links, uma lista de tarefas do projeto (com um gráfico do tipo Gantt), uma pesquisa, uma lista de tarefas ou uma planilha importada.

Um site em si. Os sites são basicamente coleções de conteúdo, portanto, você pode criar sites sob o seu site principal do SharePoint (como grandes pastas em seu sistema de arquivos) para coletar materiais relacionados que merecem seu próprio foco. Reuniões, blogs, documentos e equipes podem ter seus próprios sites. Se a hierarquia for confusa, pense assim: um site é uma gaveta de arquivo em um gabinete de arquivo e as páginas, bibliotecas, listas e outros tipos de conteúdo são as pastas individuais dentro dessa gaveta de arquivo. A captura de tela abaixo mostra os vários conteúdos de um site do SharePoint:

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Compartilhamento e gerenciamento de documentos

O uso mais comum do SharePoint é como repositório de documentos. Você e outros membros da equipe e colegas podem colocar documentos e arquivos em um local específico, acessível a todos, e então evitar os e-mails familiares demais com documentos do Word anexados. (Aposto que, se você nunca viu outra, desconsidere a mensagem anterior; anexei a versão mais recente correta do arquivo aqui a mensagem passa pela sua caixa de entrada, não seria tão cedo.)

Você pode então simplesmente enviar por e-mail hiperlinks para documentos no site do SharePoint quando a colaboração precisa acontecer, e conforme os usuários modificam e atualizam os arquivos, a versão mais recente - bem como as versões anteriores, se desejar - é armazenada em um único lugar, junto com o história de quem revisou o quê, quando.

Criação de uma biblioteca de documentos

Para começar a compartilhar documentos e arquivos, você provavelmente precisará criar sua própria biblioteca de documentos. Isso é bastante simples.

  1. Abra o SharePoint em seu navegador.
  2. No menu Configurações do site (este é o ícone da roda dentada no canto superior direito da janela), clique em Adicionar um aplicativo.
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  1. Na tela Conteúdo do site> Seus aplicativos, clique em Biblioteca de documentos na seção Digno de nota ou na seção Aplicativos que você pode adicionar. Ambos apontam para o mesmo lugar.
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  1. O pop-up Adicionando Biblioteca de Documentos é exibido, onde você pode dar um nome à biblioteca e clicar em Criar.
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Se desejar, você pode personalizar a biblioteca um pouco ao mesmo tempo em que a cria, clicando no link Opções avançadas, que abre a tela Conteúdo do site> Nova.

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Aqui você pode:

  • Insira um nome amigável e uma descrição útil para sua nova biblioteca.
  • Escolha se uma versão do arquivo é criada ou não cada vez que alguém edita um arquivo nesta biblioteca. Em caso de dúvida, escolha sim - você ficará surpreso com a frequência com que esse histórico de versões é útil.
  • Selecione um tipo de modelo que se tornará o modelo padrão para a biblioteca se alguém escolher a opção Novo arquivo na faixa de opções. Esta não é uma escolha importante, pois uma biblioteca de documentos pode conter praticamente qualquer tipo de arquivo.

Clique em Criar para fechar e ser levado diretamente para sua nova biblioteca.

Carregando e interagindo com documentos

Quando estiver na biblioteca de documentos, você verá um menu principal executado horizontalmente na parte superior da página, onde pode criar ou fazer upload de arquivos, iniciar o processo de sincronização com o OneDrive for Business ou realizar outras ações. Por exemplo, você pode facilmente adicionar novo conteúdo à biblioteca clicando no link + Novo para criar um novo conteúdo, como um arquivo Word ou Excel, diretamente no sistema, ou clique no botão Upload para colocar um documento existente no sistema .

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O menu principal mudará com base em quando você selecionar uma pasta ou arquivo individualmente em vez de apenas olhar para uma lista de itens, e refletirá todas as ações que você pode realizar com uma pasta ou arquivo - como compartilhá-lo, obter um link , baixá-lo, excluí-lo, movê-lo ou copiá-lo e assim por diante. Você também pode clicar com o botão direito do mouse no arquivo ou passar o mouse sobre o arquivo na lista e clicar no menu de reticências (...) ao lado do nome do arquivo para obter uma lista mais organizada e precisa das ações que você pode realizar.

No canto superior direito, você pode alterar a visualização de Todos os documentos para uma lista de itens, uma grade cheia de itens (útil para visualizar fotos e outros itens visuais) ou a visualização Todos os documentos. Você também pode salvar visualizações personalizadas aqui e gerenciá-las, mas você precisa ser um administrador para fazer isso. Se você estiver navegando usando o Internet Explorer, poderá clicar em para visualizar a biblioteca no File Explorer ou no Windows Explorer. Na visualização de lista ou grade, você pode adicionar e reorganizar colunas clicando nos botões + e Organizar.

O painel de detalhes, mostrado à direita na captura de tela abaixo, é parte da tentativa da Microsoft de nos inscrever no processo de manter metadados limpos sobre arquivos e outros itens. Isso torna muito mais fácil para o SharePoint aprender no que trabalhamos e preencher sugestões sobre o conteúdo relacionado, para que os administradores possam aplicar políticas de retenção de registros e gerenciamento do ciclo de vida do documento e para que a pesquisa retorne resultados melhores e mais relevantes, entre outros benefícios . Você pode apenas selecionar qualquer item e clicar no i à direita do menu - isso abrirá o painel de detalhes onde você pode editar nomes, títulos, autores de documentos e muito mais.

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Se você passar o mouse sobre o nome do arquivo na lista e clicar nos três pontos (as reticências) ao lado do arquivo, obterá um menu completo de opções.

Abrir / editar. Aqui você pode abrir documentos nas versões online do Office 365 de seus respectivos aplicativos ou nas versões de desktop - documentos do Word para Word, Excel para planilhas e assim por diante.

Compartilhado. O compartilhamento permite adicionar outras pessoas a um documento. No Office 365, você obtém uma seleção muito mais rica de opções de compartilhamento do que no SharePoint baseado no local.

Ao clicar em Compartilhar no menu, você obtém uma pequena janela chamada Enviar Link. Isso permite que você envie um link direto para o documento que você está compartilhando com outra pessoa. Mas como você controla quem realmente tem acesso a esse arquivo? Clique naquele pequeno menu suspenso na parte superior e você obterá a seguinte lista de opções:

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Você pode escolher:

  • Qualquer um , que torna o documento público e qualquer pessoa que obtenha uma cópia do link (por exemplo, de uma mensagem encaminhada ou de um compartilhamento nas redes sociais) pode acessar o arquivo.
  • Pessoas em [nome da empresa]. Isso torna o documento disponível para qualquer pessoa com acesso ao seu site do SharePoint, mesmo se essa pessoa ainda não tiver acesso; impede que qualquer pessoa externamente veja o documento.
  • Pessoas com acesso existente. Isso não altera as permissões de forma alguma, mas simplesmente gera um link para conveniência e fácil compartilhamento.
  • Pessoas especificas. Isso permite que você convide pessoas individuais, incluindo aquelas externas à sua empresa, para visualizar (e, se você escolher, editar) o arquivo.

Você também pode, na parte inferior da lista, optar por permitir que os compartilhamentos editem o arquivo, em vez de apenas visualizar uma versão somente leitura dele. Além disso, você pode optar por expirar este acesso após uma determinada data, uma opção que recomendo vivamente por razões de segurança.

Depois de clicar em Aplicar, você pode adicionar os nomes e endereços de e-mail das pessoas com as quais compartilhar e pode criar uma mensagem opcional para incluir no e-mail que essas pessoas receberão que contém o link.

Algumas das outras opções:

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  • Download. Isso lhe dá um prompt para salvar uma cópia do documento em seu computador local.
  • Excluir. Isso simplesmente exclui o arquivo, após um prompt de confirmação, da biblioteca de documentos. Uma cópia é armazenada na Lixeira do site (acessível por padrão, a menos que seu administrador tenha desativado esse recurso) no caso de você excluir algo por engano.
  • Fixar no topo. Isso fixa um link para o documento em questão na parte superior da janela.
  • Mover para e Copiar para permitem que você coloque documentos em diferentes bibliotecas ou outros locais em seu site.
  • Renomear muda o nome.
  • Histórico da Versão permite que você acesse os salvamentos anteriores de um documento, desde que o controle de versão esteja habilitado em sua biblioteca de documentos (é por padrão, então você ou um administrador teria que alterar esta configuração para que este recurso não funcionasse). Você pode ver as datas e horas de cada salvamento individual, ver quem fez o salvamento e ver todos os comentários que o autor fez no momento do salvamento.
  • Alertar-me. Isso permite configurar notificações por e-mail sempre que ocorrerem ações com um arquivo - útil se você quiser se manter atualizado quando as pessoas estiverem editando um determinado documento, planilha, apresentação ou outro item.

No menu Mais, você tem:

  • Propriedades. Selecionar esta opção abre a página de propriedades do documento, onde você pode ajustar o nome e o título do documento.
  • Fluxo de trabalho. A opção de fluxo de trabalho permite configurar ações automatizadas para ocorrerem quando os usuários salvam ou editam um documento. Esta é uma opção avançada com muito escopo além desta folha de dicas. Pergunte ao seu administrador se estiver curioso.
  • Detalhes de conformidade. A opção de detalhes de conformidade permite que você gerencie o ciclo de vida do documento e por quanto tempo ele será armazenado antes de ser arquivado, entre outras coisas. Seu administrador geralmente configura isso.
  • Verificação de saída. A opção Check Out bloqueia um arquivo para edição por um único usuário. Se outros usuários tentarem salvar o arquivo de volta, eles serão notificados de que não poderão até que o usuário que fez o check-out do arquivo o faça o check-in novamente e o disponibilize para edição.
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