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Folha de referências do Outlook 2016 e 2019

Os especialistas querem que você acredite que o e-mail está sendo suplantado por mensagens de texto, mídia social, aplicativos de bate-papo como o Slack e softwares de comunicação direta como Skype e Google Hangouts Meet.

Não acredite neles.



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O e-mail ainda é grande, o esteio das comunicações no local de trabalho. E para inúmeros usuários, e-mail significa Microsoft Outlook.



A Microsoft vende seu pacote Office de aplicativos de produtividade em dois modelos: indivíduos e empresas podem pagar pela licença de software antecipadamente e possuí-lo para sempre (o que a empresa chama de versão perpétua do pacote), ou podem comprar um Office 365 ou Microsoft 365 assinatura, o que significa que eles terão acesso ao software apenas enquanto continuarem pagando a taxa de assinatura.

Quando você compra uma versão perpétua do pacote - digamos, Office 2016 ou Office 2019 - seus aplicativos nunca terão novos recursos, enquanto os aplicativos em uma assinatura do Office 365 / Microsoft 365 são continuamente atualizados com novos recursos. (Para mais detalhes, veja Quais são as diferenças entre o Microsoft Office 2019 e o Office 365? )



Esta folha de dicas permite que você se familiarize com os recursos que foram introduzidos no Outlook 2016 e no Outlook 2019, as versões de licença perpétua do Outlook incluídas no Office 2016 e no Office 2019, respectivamente. No Microsoft 365 / Office 365, o Outlook tem todos esses recursos, além de vários outros. Veja nosso separado Folha de referências do Outlook para Microsoft 365 para aprender sobre todos os seus recursos mais recentes.

A maioria das dicas neste artigo se aplica ao Outlook 2016 e ao Outlook 2019 para Windows. Perto do final, estão as dicas apenas para o Outlook 2019 e, em seguida, encerraremos com atalhos de teclado úteis para ambas as versões.

Observe que as capturas de tela mostradas neste artigo foram feitas no Outlook 2019. Se você estiver usando o Outlook 2016, algumas telas podem ter uma aparência ligeiramente diferente.



Compartilhe esta história: Pessoal de TI, esperamos que você passe este guia para seus usuários para ajudá-los a aprender a aproveitar ao máximo o Outlook 2016 e 2019.

Use a fita

A interface da faixa de opções no Outlook 2016 não mudou muito em comparação com as versões anteriores. Como a Faixa de Opções foi incluída nos aplicativos do pacote Office desde o Office 2007, presumimos que você esteja familiarizado com seu funcionamento. Se você precisar de uma atualização, consulte nossa folha de referências do Outlook 2010.

A faixa de opções no Outlook 2016 tem uma aparência achatada que é mais limpa e menos desordenada do que no Outlook 2010 e 2013. A faixa de opções mais recente é menor do que era no Outlook 2013, a barra de título agora é azul em vez do branco anterior e o texto para o As guias da faixa de opções (Arquivo, Início, Enviar / Receber e assim por diante) são uma mistura de letras maiúsculas e minúsculas, em vez de todas em maiúsculas. Mas ainda funciona da mesma maneira, e você encontrará a maioria dos comandos nos mesmos locais do Outlook 2013.

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A faixa de opções não mudou muito desde o Outlook 2013. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Para descobrir quais comandos estão em quais guias da Faixa de Opções, baixe nossa referência rápida da Faixa de Opções do Outlook 2016 e 2019. Veja também o novo e bacana recurso Tell Me descrito abaixo.

Como nas versões anteriores do Outlook, se desejar que os comandos da Faixa de Opções desapareçam, pressione Ctrl-F1. (As guias acima da Faixa de Opções permanecem visíveis.) Para fazê-las reaparecer, pressione Ctrl-F1 novamente.

Você também tem outras opções para exibir a Faixa de Opções. Para acessá-los, clique no ícone Opções de exibição da faixa de opções no canto superior direito da tela, logo à esquerda dos ícones para minimizar e maximizar o Outlook. No menu suspenso, você pode escolher Auto-ocultar fita (oculte toda a faixa de opções, as guias e os comandos abaixo delas), Mostrar abas (mostra as guias, mas esconde os comandos abaixo delas, como quando você pressiona Ctrl-F1), ou Mostrar guias e comandos (mostre toda a faixa de opções).

E se por algum motivo a cor azul na barra de título for demais para você, pode torná-la branca ou cinza. (No Outlook 2019, também há uma opção preta.) Para fazer isso, selecione Arquivo> Opções> Geral . Na seção Personalize sua cópia do Microsoft Office, clique na seta para baixo ao lado de Tema do Office e selecione Cinza escuro ou Branco (ou Preto ) no menu suspenso. Para tornar a barra de título azul novamente, escolha o Colorido opção na lista suspensa. Logo acima do menu Tema do Office está um menu suspenso Plano de fundo do Office - aqui você pode escolher exibir um padrão, como uma placa de circuito ou círculos e listras na barra de título.

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Para alterar a barra de título azul do Outlook: na seção Personalizar sua cópia do Microsoft Office, clique na seta para baixo ao lado do Tema do Office e escolha cinza escuro, branco ou (no Outlook 2019) preto. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Experimente Tell Me para maior eficiência

O Outlook está tão cheio de recursos que pode ser difícil lembrar onde encontrar comandos que você não usa há algum tempo. A Microsoft tornou tudo mais fácil com um novo recurso no Outlook 2016 e 2019 chamado Tell Me, que coloca mesmo ferramentas enterradas que você raramente usa ao alcance fácil.

Para usá-lo, clique no Me diga o que você quer fazer texto à direita das guias da faixa de opções. (Se preferir atalhos de teclado, pressione Alt-Q .) Em seguida, digite uma tarefa que deseja fazer e você obterá um menu mostrando possíveis correspondências para a tarefa.

Por exemplo, se você deseja filtrar seu e-mail para ver apenas mensagens com anexos, digite filtrar e-mail . Nesse caso, o resultado superior é uma listagem de Email de filtro com uma seta à direita, indicando que há muitas opções. Passe o mouse sobre ele e você terá várias opções para filtrar seu e-mail, incluindo por Não Lido, Tem Anexos, Esta Semana e outros.

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O recurso Tell Me no Outlook 2016 e 2019 facilita a execução de praticamente qualquer tarefa. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Escolha a opção desejada e a tarefa será executada instantaneamente. Se desejar obter mais informações sobre sua tarefa, os dois últimos itens que aparecem no menu Tell Me permitem selecionar a partir de tópicos de ajuda relacionados ou pesquisar sua frase usando Smart Lookup. (Mais sobre Smart Lookup abaixo.)

Para as tarefas básicas mais comuns, você não precisa do Tell Me. Mas para os mais complexos, vale a pena usar, porque é muito mais eficiente do que vasculhar a Faixa de Opções para encontrar um comando. Ele também lembra os recursos em que você clicou anteriormente na caixa, portanto, ao clicar nela, verá primeiro uma lista das tarefas anteriores que você pesquisou. Isso garante que as tarefas que você realiza com frequência estejam sempre ao alcance, ao mesmo tempo que torna as tarefas que você raramente realiza facilmente acessíveis.

Use o Smart Lookup para pesquisas online

Às vezes, os e-mails são apenas notas rápidas que não exigem muita pesquisa e você pode descartá-los com pouco ou nenhum pensamento. Outras vezes, porém, você desejará incluir informações relevantes antes de enviá-los. Esses são os momentos em que você apreciará o novo recurso Smart Lookup. Ele permite que você faça pesquisas diretamente do Outlook enquanto cria um e-mail, para que você não precise abrir o navegador, pesquisar na web e, em seguida, copiar as informações ou imagens para a sua mensagem.

Para usar o Smart Lookup, clique com o botão direito em uma palavra ou grupo de palavras em um e-mail - pode ser um novo rascunho, uma mensagem que você recebeu ou já enviou - e selecione Smart Lookup no menu que aparece. O Outlook então usa o Bing para fazer uma pesquisa na web sobre a palavra ou palavras, exibindo definições, entradas da Wikipedia relacionadas, imagens e outros resultados da web no painel que aparece à direita. Se você quiser apenas uma definição da palavra, clique no Definir guia no painel.

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O Smart Lookup permite que você faça pesquisas na web diretamente do Outlook. (Clique na imagem para ampliá-la.)

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Para usar o Smart Lookup no Outlook ou em qualquer outro aplicativo do Office, você pode primeiro precisar habilitar o recurso de serviços inteligentes da Microsoft, que coleta seus termos de pesquisa e algum conteúdo de suas apresentações e outros documentos. (Se estiver preocupado com a privacidade, você precisará decidir se o hit de privacidade vale a pena a conveniência de fazer uma pesquisa diretamente no aplicativo.) Se você não tiver ativado, verá uma tela ao clicar em Inteligente Lookup pedindo para você ativá-lo. Depois de fazer isso, ele será ativado em todos os seus aplicativos do Office.

Encontre anexos com mais facilidade - e compartilhe 'anexos na nuvem'

Todos nós já passamos por isso: queremos anexar um arquivo no qual estivemos trabalhando recentemente, mas não nos lembramos de sua localização precisa - ou às vezes até mesmo de seu nome - e gastamos muito tempo navegando e pesquisando por ele.

O Outlook 2016 e 2019 resolvem o problema perfeitamente. Quando você clica no Anexar Arquivo ícone, uma lista dos doze arquivos mais recentes que você está usando é exibida. A lista inclui todos os arquivos que você está usando em qualquer dispositivo, desde que esteja conectado à sua conta da Microsoft. Portanto, se você estiver trabalhando em um arquivo em sua área de trabalho, mais tarde naquele dia levar seu laptop para trabalhar fora do escritório, o Outlook mostrará os arquivos que você abriu em ambos os dispositivos. Se um arquivo estiver armazenado no OneDrive, OneDrive for Business ou SharePoint, você verá uma nuvem em seu ícone.

Se o arquivo que você deseja não estiver na lista, clique em Navegue neste PC na parte inferior do menu para navegar no seu disco rígido local, ou Navegar nos locais da web para navegar no OneDrive, OneDrive for Business ou SharePoint.

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O Outlook mostra uma lista de arquivos que você usou recentemente, tornando mais fácil localizá-los e anexá-los a um e-mail de saída. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Clique no arquivo que deseja anexar. O que acontece a seguir depende de onde o arquivo está armazenado. Se você escolher um arquivo armazenado em seu disco rígido local, uma cópia dele será anexada ao e-mail da maneira usual.

No Office 2019, se você clicar em um arquivo armazenado no OneDrive, OneDrive for Business ou SharePoint, terá uma escolha: Você pode escolher Anexar como cópia para enviar o arquivo como um anexo normal ou Compartilhar link para enviar um link para o arquivo em seu local na nuvem, algo que a Microsoft chama informalmente de anexo na nuvem. (No Office 2016, os arquivos armazenados na nuvem são enviados automaticamente como anexos na nuvem.)

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Compartilhar um link para um arquivo armazenado no OneDrive, OneDrive for Business ou SharePoint permite que você colabore no arquivo com outras pessoas. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Compartilhar um arquivo como um link garante que as pessoas vejam a versão mais recente do arquivo e permite que colaborem nela. Por exemplo, se você enviar um link para um arquivo do Word para várias pessoas, quando elas clicarem no link, elas abrirão o arquivo e poderão colaborar entre si ao vivo usando Recursos de colaboração do Word .

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Para indivíduos, o padrão é que qualquer pessoa possa editar o arquivo. Se você estiver em um ambiente de negócios, por padrão, qualquer pessoa dentro de sua organização pode editar o arquivo. Mas você pode alterar as permissões de colaboração. Depois de anexar o link à mensagem de e-mail, clique na seta para baixo ao lado do ícone do anexo e selecione Alterar permissões no menu suspenso. Os usuários individuais terão uma escolha entre Qualquer pessoa pode editar ou Qualquer pessoa pode ver . Os usuários empresariais têm algumas outras opções: Organização pode editar , A organização pode ver , Destinatários podem editar (significando que apenas aqueles para quem você enviou o e-mail podem editar o arquivo), e Destinatários podem ver . Faça sua seleção e envie o arquivo.

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Escolher permissões de colaboração para um link de arquivo compartilhado. (Clique na imagem para ampliá-la.)

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Observação: as dicas a seguir são apenas para usuários do Office 2019. Se você usa o Office 2016, pode pular para o atalhos de teclado úteis gráfico no final do artigo.

Tenha uma caixa de entrada mais focada no Outlook 2019

Se você é como o resto do mundo, sofre de sobrecarga de e-mail. Suas mensagens mais importantes são misturadas com a escória da vida cotidiana do e-mail - promoções de varejo, grupos implorando por doações, boletins informativos inúteis e muito mais.

A Caixa de entrada focada ajuda a resolver o problema. Usando inteligência artificial, ele determina quais mensagens são mais importantes para você e as coloca em uma guia Focalizado, enquanto coloca todo o resto em uma guia Outra. Dessa forma, você pode passar a maior parte do tempo lidando com mensagens importantes na guia Focalizado, verificando apenas ocasionalmente a guia Outros.

Observe que o Focused Inbox está disponível apenas para usuários do Outlook 2019 que tenham uma conta do Exchange ou Outlook.com. (Também está disponível para usuários com assinaturas do Microsoft 365 / Office 365).

Para ativar a Caixa de entrada focada, selecione o Visualizar guia da faixa de opções e, em seguida, clique no Mostrar caixa de entrada focada ícone. De agora em diante, você terá duas guias em sua Caixa de entrada, Focalizado e Outra. A guia Focalizado deve conter as mensagens mais importantes e a guia Outros deve conter as mensagens menos importantes. Se esse não for o caso, você pode mover manualmente as mensagens de uma pasta para a outra e dizer ao Focused Inbox para filtrá-las automaticamente dessa forma no futuro.

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Ativando o Focused Inbox no Office 2019. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Para mover uma mensagem de uma guia para outra, clique com o botão direito do mouse na mensagem que deseja mover e selecione Mover a outra ou Mover para o foco , dependendo de onde você deseja que a mensagem seja movida. Isso moverá a mensagem apenas desta vez. Se você deseja rotear permanentemente todas as mensagens desse remetente para a outra guia, escolha Sempre mude para outro ou Sempre mude para o foco .

A Caixa de entrada focada não é para todos. Se você achar que a Caixa de entrada focada atrapalha mais do que ajuda, você pode desativá-la selecionando Ver> Mostrar Caixa de Entrada Focada .