Resolvendo Todos Os Problemas Do Windows E Outros Programas

Como os filtros do Gmail podem ajudar a organizar sua caixa de entrada

O Gmail está cheio de recursos ocultos e possibilidades adicionais , mas uma das ferramentas organizacionais mais poderosas do serviço está bem no centro de suas configurações regulares.

Como você já deve ter adivinhado (especialmente se você leu o título desta história, seu gatinho inteligente), estou falando sobre filtros - o antigo sistema do Gmail para automatizar sua caixa de entrada com uma série de regras personalizadas. À primeira vista, os filtros podem parecer complicados. Eles podem parecer opressores. Eles podem até parecer desnecessários.



Mas não se deixe enganar pelo exterior curiosamente crocante do recurso. Os filtros do Gmail têm o potencial de remodelar completamente sua caixa de entrada e a forma como as mensagens recebidas são tratadas. Eles podem ajudá-lo a manter seu e-mail em ordem sem nenhum esforço ou reflexão contínua. E tudo o que é necessário é um pequeno planejamento ocasional para fazê-los trabalhar para você.



Siga o centrado no filtro Dicas do Gmail neste guia, e sua caixa de entrada estará funcionando como uma máquina bem lubrificada (mas não muito gordurosa) em nenhum momento.

Parte 1: descobrindo seus filtros do Gmail

Vamos começar pensando em algumas possibilidades de filtro do Gmail para ter uma ideia dos tipos de configurações que você pode querer considerar - então, seguiremos passo a passo através do processo de criá-los.



Com os filtros do Gmail, você pode:

  • Certifique-se de que as mensagens de remetentes específicos de alta prioridade sempre vão para a guia Principal da sua caixa de entrada, onde você tem certeza de vê-las
  • Garanta que tipos específicos de mensagens de baixa prioridade - como faturas, relatórios ou atualizações de diferentes serviços que você usa - sejam classificadas automaticamente em um local remoto e nunca apareçam em sua caixa de entrada
  • Mantenha as mensagens de pessoas irritantes longe de você (mas ainda disponíveis caso você precise encontrá-las) arquivando-as automaticamente assim que chegarem
  • Encaminhe mensagens de um endereço específico ou com uma frase específica em seus assuntos para outros membros de sua equipe ou família
  • Responda instantaneamente a mensagens de ou para um endereço específico com um modelo pré-escrito
  • Marque tipos específicos de mensagens suas como lembretes, marcando-as com um marcador amarelo brilhante 'LEMBRETE' que as destaca em sua caixa de entrada
  • Marque as mensagens enviadas para uma variação específica do seu endereço do Gmail (como seu endereço+vip@gmail.com) ou escritas com uma palavra ou frase específica no assunto (como 'urgente', 'importante' ou 'ei idiota, preste atenção em este ') como' VIP 'e, em seguida, receba notificações apenas para mensagens com essa designação
  • Receba um snickerdoodle em sua mesa sempre que seu chefe lhe enviar um e-mail

Tudo bem, então esse último não é realmente possível (ainda não, de qualquer maneira) - só queria ter certeza de que você ainda estava prestando atenção. Tudo o mais nessa lista, no entanto, é absolutamente factível e, na verdade, muito fácil de configurar com os filtros do Gmail.

Tem suas próprias ideias? Bom negócio. É hora de fazer acontecer.



Parte 2: Criando seus filtros do Gmail

A maneira mais simples de iniciar um novo filtro do Gmail é clicar na caixa de pesquisa na parte superior do site do Gmail e digitar o que deseja usar como base para a filtragem - uma palavra ou fase que pode aparecer no assunto ou corpo de um e-mail , um endereço de onde uma mensagem pode se originar ou qualquer outra variável que você escolher.

Depois de começar a digitar, você verá uma pequena seta voltada para baixo aparecer na extremidade direita da caixa de pesquisa. Clique nele, diga 'hocus-pocus', se quiser - e assim, seu primeiro formulário relacionado ao filtro aparecerá.

JR Raphael / IDG

O formulário para criar um filtro é preenchido com opções para controlar a automação de e-mail. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Esse formulário é onde você pode personalizar exatamente quais condições farão com que seu filtro seja executado. Preencha os campos conforme apropriado, usando qualquer combinação de variáveis ​​que você deseja - até mesmo empregando operadores como 'E' e 'OU' dentro dos campos, se você realmente quiser ficar mais sofisticado - e clique em 'Criar filtro' na parte inferior da caixa .

JR Raphael / IDG

Você pode usar qualquer combinação de variáveis, mesmo empregando operadores em um único campo, para controlar quando seu filtro será executado. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Um aviso rápido: por padrão, seu filtro se aplicará a toda e qualquer mensagem recebida - daí a configuração 'Todos os e-mails' que aparece ao lado da opção 'Pesquisar' no pop-up de criação do filtro. Se você alterar essa opção para 'Caixa de entrada', provavelmente verá uma mensagem de erro informando que os parâmetros escolhidos não são recomendados e podem não funcionar corretamente. Deixe a opção 'Pesquisar' definida como 'Todos os e-mails' - que provavelmente é o que você deseja, de qualquer maneira - e você evitará erros e permitirá que as coisas funcionem como deveriam.

Agora é a hora da parte divertida - a parte em que você decide exatamente o que acontece quando chega uma mensagem que atenda às suas condições. Você pode selecionar qualquer combinação de ações da lista e configurá-las conforme necessário. Você pode até mesmo dizer ao Gmail para aplicar seu filtro retroativamente às mensagens que já estão em sua conta (em vez de usá-lo apenas para novas mensagens que chegam desse ponto em diante) marcando a opção 'Também aplicar filtro para conversas correspondentes' na parte inferior do caixa.

JR Raphael / IDG

Os filtros do Gmail incluem uma variedade de ações que podem ser executadas quando suas condições são atendidas. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Assim que terminar, clique no botão azul 'Criar filtro' - e pronto: Seu novo filtro do Gmail está oficialmente instalado e ativo. Na próxima vez que chegar qualquer mensagem que atenda aos parâmetros que você descreveu, as ações que você especificou ocorrerão automaticamente mais rápido do que você pode dizer 'doce G Suite'.

Parte 3: Gerenciando seus filtros do Gmail

Por último, mas não menos importante, tome nota mental para o caso de precisar ajustar seus filtros no futuro: Se quiser editar, excluir ou até mesmo apenas revisitar um filtro que você criou, basta clicar no ícone em forma de engrenagem na parte superior No canto direito do site do Gmail, clique em 'Configurações' e na guia 'Filtros e endereços bloqueados' na parte superior da tela de configurações. Você verá todos os filtros que já criou lá e poderá ajustar ou remover qualquer um deles com alguns cliques rápidos.

Ah ... automação. Doce G Suite, é um poder espetacular de exercer.