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Dicas do GDPR: como cumprir o Regulamento geral de proteção de dados

O GDPR está em vigor há mais de seis meses, mas muitas organizações ainda estão lutando para cumprir o Regulamento geral de proteção de dados.

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A Associação Internacional de Profissionais de Privacidade ( IAPP ) revelou em outubro que apenas 56 por cento das empresas pesquisadas para seu Relatório Anual de Governança de Privacidade se consideram totalmente compatíveis com a regulamentação, enquanto 19 por cento disseram que nunca o farão.



Siga estas dicas para garantir que sua organização não seja uma delas.



Compreendendo o GDPR

O GDPR foi adotado pelo Parlamento Europeu em abril de 2016 para atualizar as regras de proteção de dados com as preocupações contemporâneas em torno do uso de informações pessoais. Aplica-se a todos os dados processados ​​dentro da UE e a dados sobre assuntos da UE usados ​​por empresas fora do sindicato.

As regras entraram em vigor em 25 de maio de 2018 e foram refletidas na Lei de Proteção de Dados 2018 para garantir que continuem a ser aplicadas no Reino Unido após o país deixar a UE.



O regulamento aplica-se a 'controladores' e 'processadores' de dados e abrange as regras existentes que agora foram reforçadas, bem como uma série de novos direitos para os titulares dos dados.

Leia a seguir: Explicação do GDPR: como se preparar para o GDPR

Identifique e documente os dados que você possui

Conduza uma investigação completa dos dados que você armazena. Identifique onde estão armazenados, quaisquer dados pessoais ou confidenciais, como são processados ​​e quem tem acesso a eles. Documente essas informações o mais detalhadamente possível.



'Tenha um catálogo inicial [para] que você conheça os dados pessoais em sua empresa, onde estão, sua linhagem e que processamento você faz', é o nível mínimo de manutenção de registros sugerido por Richard Hogg, Evangelista Global GDPR da IBM.

'Isso formaria a base que você poderia usar se e quando o regulador bater à sua porta'.

Leia a seguir: Como garantir a conformidade com o GDPR na nuvem

Revise as práticas atuais de governança de dados

Gartner recomenda que as organizações demonstrem responsabilidade por todas as suas atividades de processamento de maneira transparente.

Avalie suas práticas e políticas de governança de dados atuais, documente a base legal para qualquer processamento e identifique todas as áreas que requerem melhorias. Devem ser mantidos registros internos de quaisquer atividades de processamento, com todos os dados marcados e classificados.

Verifique como os dados fluem através de diferentes fronteiras, dentro e fora da UE, e preste atenção especial às práticas envolvendo dados de crianças, pois o GDPR reforçou significativamente os requisitos de segurança em relação ao processamento, verificação de idade e consentimento para tais informações.

O ICO produziu uma série de kits de ferramentas de autoavaliação de proteção de dados para ajudar as organizações a verificar seus preparativos em geral e em torno da segurança da informação, marketing direto, gerenciamento de registros, compartilhamento de dados, acesso por assunto e CFTV.

Verifique os procedimentos de consentimento

De acordo com o GDPR, o consentimento para qualquer processamento de dados deve ser específico, granular e auditável. O consentimento deve ser simples de entender e fácil de retirar.

Os novos requisitos de consentimento podem forçar algumas organizações a abordar os titulares dos dados atuais novamente para solicitar uma nova permissão para usar seus dados. Revise seus processos de consentimento atuais e estabeleça quando o consentimento é necessário e como ele deve ser fornecido para garantir que suas obrigações sejam cumpridas.

“O GDPR está se concentrando na manutenção de registros em torno do consentimento e da trilha de auditoria que você precisa ter”, disse Steve Wood, chefe de estratégia e inteligência internacional da OIC.

'O consentimento deve ser fácil de retirar e você precisará ser capaz de nomear claramente sua organização e deixar isso claro para os indivíduos e também para os terceiros com quem os dados podem ser compartilhados.'

Mantenha registros claros de todos os consentimentos obtidos, estabeleça mecanismos diretos de retirada e analise regularmente os procedimentos para acompanhar quaisquer alterações nas atividades de processamento.

Leia a seguir: Como se preparar para obter consentimento de acordo com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR)

Atribuir leads de proteção de dados

Um oficial de proteção de dados (DPO) é necessário para autoridades públicas ou organizações que monitoram em grande escala indivíduos ou categorias especiais de dados ou dados relativos a condenações criminais e infrações.

Mesmo que um DPO não seja essencial para sua organização, designar um indivíduo responsável pela governança de dados ajudará a manter a conformidade com o GDPR no caminho certo.

Gartner aconselha as organizações devem nomear um indivíduo para atuar como ponto de contato para a autoridade de proteção de dados (DPA) e os titulares dos dados, e um DPO para garantir a conformidade das operações de processamento.

A Associação Internacional de Profissionais de Privacidade (IAPP) relatou em outubro de 2018 que 75% dos entrevistados em sua pesquisa anual já haviam nomeado pelo menos um DPO.

'Esta posição não está apenas cumprindo uma obrigação legal; além disso, as organizações reconhecem que cabe a elas ter acesso à experiência do GDPR para operações internas, bem como fazer interface com reguladores, parceiros de negócios e consumidores ', diz Rita Heimes, conselheira geral e diretora de pesquisa do IAPP.

Leia a seguir: Como as empresas estão se preparando para o GDPR?

Estabelecer procedimentos para relatar violações

Implementar processos para detectar, investigar e relatar violações e desenvolver um plano interno de respostas. O teste de violação de dados pode garantir que seus procedimentos sejam eficazes.

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PARA relatório pelo think tank de privacidade, o Center for Information Policy Leadership (CIPL) recomenda que as organizações façam 'testes' de planos de notificação de violação, tenham seguro cibernético ou mantenham relações públicas e especialistas forenses. '

Leia a seguir: Como a Dell EMC está se preparando para o GDPR

Desenvolver uma estrutura de políticas e procedimentos para apoiar os direitos do titular dos dados

Certifique-se de que seus procedimentos sejam adequados para que os titulares dos dados exerçam seus direitos estendidos de acordo com o GDPR. Isso inclui o direito de ser informado; o direito de acesso; o direito à retificação; o direito de restringir o processamento; o direito à portabilidade de dados; o direito de contestar, o direito de não estar sujeito à tomada de decisão automatizada, incluindo criação de perfis; e o direito de apagar (o direito de ser esquecido) .

Considere como sua organização pode responder a quaisquer solicitações para implementar cada um desses direitos, quem deve ser responsável, quais sistemas de suporte serão necessários e como garantir que as informações possam ser fornecidas em um formato comumente usado.

Estabelecer uma estrutura de avaliação de risco é uma maneira sensata de gerenciar a privacidade de dados e garantir a conformidade. A OIC recomenda incluir uma descrição das operações de processamento e propósitos, uma avaliação das necessidades do processamento em relação ao propósito e uma avaliação dos riscos e das medidas em vigor para abordá-los.

Conscientizar

O GDPR requer proteção de privacidade por design e por padrão. As melhores práticas para governança de informações devem ser incorporadas em toda a organização e em cada estágio de cada processo de negócios.

'Os dados são essenciais para muitos processos de negócios, produtos e serviços', explica o Centro para Liderança de Política de Informação (CIPL) relatório . 'É por isso que a implementação do GDPR deve ser um esforço concentrado em toda a organização, com o DPO trabalhando lado a lado com o Chief Data Officer (CDO), o Chief Information Officer (CIO), o Chief Information Security Officer (CISO) e outros líderes seniores .

O treinamento deve ser implementado para garantir que cada membro da equipe compreenda os requisitos do GDPR e suas responsabilidades individuais para garantir a conformidade.

“Vejo o diretor de privacidade como um verdadeiro campeão para muitos na organização para ajudar a aumentar sua conscientização e garantir que as pessoas entendam isso, sugere Nick Coleman, chefe global de inteligência de segurança cibernética da IBM.

Crie um plano de implementação de conformidade com o GDPR

Depois de estabelecer quais políticas e práticas atuais precisam ser alteradas, estabeleça um plano para implementar as mudanças necessárias.

'É ter um plano de batalha', diz Coleman. 'A parte prática é priorizar os recursos, priorizar o suporte, priorizar quais capacidades você precisa em que nível de maturidade para poder te colocar em um estado com o qual você se sinta confortável'.

Leia a seguir: Como a IBM está se preparando para o GDPR

Proteja e criptografe PII

As organizações que perdem informações de identificação pessoal (PII) em uma violação terão que notificar cada indivíduo afetado se os dados não forem criptografados. Se eles criptografarem as informações, apenas o Information Commissioners Office (ICO) precisa ser avisado, pois a criptografia impedirá que qualquer pessoa leia os dados.

“As empresas devem, automaticamente, mover todos os dados de identificação pessoal para um local seguro, onde a criptografia é aplicada”, diz Colin Tankard, diretor administrativo da empresa de segurança de dados Digital Pathways.

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'Parece-me óbvio para mim fazer isso, em vez de enfrentar uma multa enorme, altos custos de gerenciar e notificar milhares de pessoas, bem como lidar com suas perguntas subsequentes, a divulgação pública e a má imprensa.'

Considere as ferramentas de conformidade GDPR

As empresas de software que desejam lucrar com o GDPR estão lançando um número crescente de produtos para apoiar a conformidade com a regulamentação.

Nenhum garante que suas práticas de dados estão em ordem, mas vários deles podem ajudá-lo a se preparar para o regulamento. Eles incluem ferramentas de descoberta de dados, sistemas de gerenciamento de consentimento, kits de ferramentas de autoavaliação e plataformas abrangentes de gerenciamento de dados.

Computerworld UK compilou um lista de alguns dos melhores produtos que pode ajudar as organizações a se preparar para o GDPR.

Torne qualquer IA explicável

O Artigo 22 do GDPR dá aos indivíduos o direito de saber como quaisquer decisões baseadas em dados sobre eles foram tomadas, desde uma decisão de crédito até o resultado de uma investigação de fraude. Isso pode ser difícil no caso de sistemas de aprendizado de máquina e outras formas de IA de caixa preta.

Existem ferramentas disponíveis que podem ajudar a abrir essas caixas pretas para tornar a IA explicável.

A empresa de software de análise FICO, por exemplo, pode construir modelos representativos que são mais transparentes do que o modelo usado, eliminar variáveis ​​sem importância para tornar a IA mais interpretável ou adicionar ruído a uma variável e avaliar a sensibilidade de uma decisão a esse ruído.

'Existem modelos que são muito transparentes. Em outras palavras, os modelos podem ser decompostos e é muito fácil explicar como eles funcionam ', diz o Dr. Stuart Wells, Diretor de Produto e Tecnologia da FICO.

'Mas também há redes neurais, aumento de gradiente, florestas aleatórias, que são mais modelos de caixa preta, caso em que você precisa adotar abordagens diferentes para explicá-los.

Se mantenha positivo

Obedecer ao GDPR exigirá muito tempo e esforço, mas há implicações positivas para o regulamento, como explica a comissária da OIC, Elizabeth Dunham.

'Um dos principais impulsionadores da mudança na proteção de dados é a importância e a evolução contínua da economia digital no Reino Unido e em todo o mundo,' ela escreveu no blog da ICO em novembro. “É por isso que tanto a OIC quanto o governo do Reino Unido têm pressionado pela reforma da legislação da UE por vários anos.

“A economia digital baseia-se principalmente na coleta e troca de dados, incluindo grandes quantidades de dados pessoais - muitos deles confidenciais. O crescimento da economia digital exige a confiança do público na proteção dessas informações. '