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Cinco etapas que sua empresa pode realizar para manter as informações privadas

Com a atenção constante da mídia sobre os vírus de computador mais recentes ou o dilúvio diário de e-mails de spam, a maioria das organizações tem se preocupado com o que pode entrar em uma organização por meio de sua rede, mas ignora o que pode estar saindo. Com o roubo de dados crescendo mais de 650% nos últimos três anos, de acordo com o Computer Security Institute e o FBI, as organizações estão percebendo que devem evitar vazamentos internos de informações financeiras, proprietárias e não públicas. Novos requisitos regulatórios, como a Lei Gramm-Leach-Bliley e a Lei Sarbanes-Oxley obrigaram as instituições financeiras e organizações de capital aberto a criar políticas e procedimentos de privacidade do consumidor que os ajudem a mitigar suas responsabilidades potenciais.

Neste artigo, sugiro cinco etapas principais que as organizações devem realizar para manter a privacidade de informações não públicas. Também delinearei como as organizações podem estabelecer e aplicar políticas de segurança da informação que as ajudem a cumprir esses regulamentos de privacidade.



Etapa 1: identificar e priorizar informações confidenciais



A grande maioria das organizações não sabe como começar a proteger informações confidenciais. Ao categorizar os tipos de informação por valor e confidencialidade, as empresas podem priorizar quais dados proteger primeiro. Em minha experiência, os sistemas de informações do cliente ou sistemas de registro de funcionários são os lugares mais fáceis para começar porque apenas alguns sistemas específicos normalmente possuem a capacidade de atualizar essas informações. Números de previdência social, números de contas, números de identificação pessoal, números de cartão de crédito e outros tipos de informações estruturadas são áreas finitas que precisam ser protegidas. Proteger informações não estruturadas, como contratos, liberações financeiras e correspondência do cliente, é uma próxima etapa importante que deve ser implementada em uma base departamental.

Etapa 2: estudar os fluxos de informações atuais e realizar uma avaliação de risco



É essencial compreender os fluxos de trabalho atuais, tanto em termos de procedimentos quanto na prática, para ver como as informações confidenciais fluem em uma organização. Identificar os principais processos de negócios que envolvem informações confidenciais é um exercício simples, mas determinar o risco de vazamento requer um exame mais aprofundado. As organizações precisam se fazer as seguintes perguntas sobre cada processo de negócios principal:

  • Quais participantes tocam nesses ativos de informação?
  • Como esses ativos são criados, modificados, processados ​​ou distribuídos por esses participantes?
  • Qual é a cadeia de eventos?
  • Existe uma lacuna entre as políticas / procedimentos declarados e o comportamento real?

Ao analisar os fluxos de informações com essas questões em mente, as empresas podem identificar rapidamente as vulnerabilidades no manuseio de informações confidenciais.

Etapa 3: Determine as políticas adequadas de acesso, uso e distribuição de informações



Com base na avaliação de risco, uma organização pode criar rapidamente políticas de distribuição para vários tipos de informações confidenciais. Essas políticas governam exatamente quem pode acessar, usar ou receber qual tipo de conteúdo e quando, bem como supervisionar as ações de aplicação de violações dessas políticas.

Na minha experiência, quatro tipos de políticas de distribuição normalmente surgem para o seguinte:

  1. Informação ao Cliente
  2. Comunicações executivas
  3. Propriedade intelectual
  4. Registros de funcionários

Depois que essas políticas de distribuição são definidas, é essencial implementar pontos de monitoramento e fiscalização ao longo dos caminhos de comunicação.

Etapa 4: Implementar um sistema de monitoramento e fiscalização

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A capacidade de monitorar e fazer cumprir a política é crucial para a proteção dos ativos de informações confidenciais. Devem ser estabelecidos pontos de controle para monitorar o uso e o tráfego das informações, verificando a conformidade com as políticas de distribuição e executando ações de fiscalização em caso de violação dessas políticas. Como os pontos de verificação de segurança em aeroportos, os sistemas de monitoramento devem ser capazes de identificar com precisão as ameaças e evitar que elas passem por esses pontos de controle.

Devido à imensa quantidade de informações digitais em fluxos de trabalho organizacionais modernos, esses sistemas de monitoramento devem ter habilidades de identificação poderosas para evitar alarmes falsos e ter a capacidade de interromper o tráfego não autorizado. Uma variedade de produtos de software pode fornecer os meios para monitorar canais de comunicação eletrônica para informações confidenciais.

Etapa 5: analise o progresso periodicamente

Ensaboe, enxágue e repita. Para obter o máximo de eficácia, as organizações precisam revisar regularmente seus sistemas, políticas e treinamento. Usando a visibilidade fornecida pelos sistemas de monitoramento, as organizações podem melhorar o treinamento dos funcionários, expandir a implantação e eliminar vulnerabilidades de forma sistemática. Além disso, os sistemas devem ser revisados ​​extensivamente no caso de uma violação para analisar as falhas do sistema e sinalizar atividades suspeitas. As auditorias externas também podem ser úteis na verificação de vulnerabilidades e ameaças.

As empresas geralmente implementam sistemas de segurança, mas falham em revisar os relatórios de incidentes que surgem ou em estender a cobertura além dos parâmetros da implementação inicial. Por meio de benchmarking regular do sistema, as organizações podem proteger outros tipos de informações confidenciais; estenda a segurança a diferentes canais de comunicação, como e-mail, postagens na Web, mensagens instantâneas, ponto a ponto e muito mais; e expandir a proteção para departamentos ou funções adicionais.

Conclusão

Proteger ativos de informações confidenciais em uma empresa é uma jornada, e não um evento único. Isso requer fundamentalmente uma forma sistemática de identificar dados confidenciais; compreender os processos de negócios atuais; elaborar políticas adequadas de acesso, uso e distribuição; e monitorar as comunicações de saída e internas. Em última análise, o que é mais importante entender são os custos potenciais e ramificações de não estabelecer um sistema para proteger informações não públicas de dentro para fora.

Dores de cabeça de conformidade

Histórias neste relatório:

  • Dores de cabeça de conformidade
  • Buracos de privacidade
  • Terceirização: Perdendo o controle
  • Diretores de privacidade: quentes ou não?
  • Glossário de privacidade
  • The Almanac: Privacidade
  • O medo da privacidade RFID é exagerado
  • Teste o seu conhecimento sobre privacidade
  • Cinco Princípios Principais de Privacidade
  • Recompensa da privacidade: melhores dados do cliente
  • Lei de privacidade da Califórnia é um bocejo até agora
  • Aprenda (quase) qualquer coisa sobre qualquer pessoa
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