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6 soluções rápidas para problemas comuns do Google Docs

Antigamente, um processador de texto era pouco mais do que uma tela em branco para suas reflexões transmitidas pelos dedos: você abria o programa, digitava o que queria - e, bem, era isso.

Hoje em dia, lidar com documentos tornou-se praticamente uma arte. E embora o Google Docs esteja entre as opções mais acessíveis por aí (paginação do Microsoft Office Ribbon ...), o serviço cresceu surpreendentemente em várias camadas nos últimos tempos.



Na maior parte, isso é uma coisa boa. O Google Docs ainda é geralmente muito fácil de usar e é mais do que suficiente para os fins mais comuns de processamento de texto. Mas, às vezes, as camadas de complexidade podem levar a dores de cabeça do tamanho de nuvens que são tudo menos leves e fofas.



Hoje, vamos pensar em alguns dos desafios mais comuns do Documentos e nas maneiras mais rápidas de corrigi-los. Quer você seja responsável apenas pelo uso do Google Docs ou atue como solucionador de problemas para seu escritório, grupo de amigos ou família (seja oficialmente ou em um daqueles adorável cargos não remunerados de 'suporte técnico'), esta é a referência de que você precisa para resolver quaisquer infortúnios que possam surgir em seu caminho.

(Observe que a maioria dos problemas descritos aqui são específicos para a interface da web do Google Docs para navegadores de desktop, que é muito mais completa e complexa do que os equivalentes de aplicativos móveis do serviço.)



Problema nº 1 do Google Docs: edite o arrependimento

Os documentos geralmente representam horas e horas de trabalho precioso - e uma vez que eles se vão, nem sempre é fácil recuperar as ideias. Então, o que acontece quando um membro da sua equipe (que pode ou não ser, você) faz uma alteração em um documento do Google Docs que mais tarde você percebeu que foi um erro?

Claro, existe o comando Undo universal - Ctrl-Z (ou ⌘-Z, em um Mac), que também pode ser encontrado no menu Editar do Documentos - mas isso só funciona se você é aquele que fez a edição em questão e se você somente fez isso. Se outra pessoa é a culpada, se você navegou para longe do documento desde que a alteração foi feita, ou se você fez um monte de outras alterações desde então que deseja manter, Desfazer não vai fazer nada lamber de bom.

Então aqui está a correção: lembre-se de confiar no sistema robusto de histórico de versões do Docs. Você pode encontrá-lo no menu Arquivo ou usando o atalho de teclado Ctrl-Alt-Shift-H (ou ⌘-Alt-Shift-H).



Lá, você encontrará versões do seu documento que foram salvas automaticamente em diferentes pontos e podem ser enviadas diretamente de volta como substituições completas para a versão atual do seu documento.

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O problema complicador, porém, é que essas versões são salvas apenas esporadicamente, o que significa que você pode ou não encontrar uma no ponto exato que deseja restaurar. A melhor maneira de contornar isso é forçar manualmente o Google Docs a salvar uma versão sempre que você atingir um marco ou estiver esperando que grandes mudanças sejam feitas. Dessa forma, você sempre sabe que tem uma maneira rápida e fácil de voltar a ser como as coisas eram antes - ou, pelo menos, ver sua versão pré-shakeup como um ponto de referência.

Para forçar manualmente o Google Docs a salvar uma versão do seu documento, abra o menu Arquivo, clique em 'Histórico da versão' e selecione 'Nomear a versão atual'. Dê à versão o nome que você quiser - tenho parcialidade por Clancy, mas sinta-se à vontade para usar algo mais descritivo - e então o estado exato do seu documento estará sempre disponível e facilmente identificável no menu principal do Histórico de versões.

JR Raphael / IDG

Contar com o recurso de histórico de versão do Google Docs pode ser um verdadeiro salva-vidas, especialmente se você se lembrar de salvar manualmente e nomear as versões antes de fazer grandes edições. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Problema nº 2 do Google Docs: maluquice do case

Você já colou um texto de um e-mail, uma página da web ou de alguma outra fonte e percebeu que partes dele estavam em um formato maluco em MAIÚSCULAS? Ou talvez você esteja trabalhando na edição de um documento e precise que todos os títulos existam entre as maiúsculas e minúsculas para que pareçam corretos. Seja qual for o, ahem, caso pode ser, evite o incômodo de transformar manualmente todo o texto e deixe o Google Docs fazer o trabalho pesado.

Basta destacar o texto em questão, clicar no menu Formatar na parte superior da tela e clicar em 'Texto' seguido de 'Letras maiúsculas'. Lá, nas profundezas da estrutura de menu do Documentos, você encontrará uma ferramenta de um clique para alterar qualquer texto selecionado em todas as letras minúsculas, maiúsculas ou maiúsculas - sem perda de tempo e apenas o esforço mínimo necessário.

Problema nº 3 do Google Docs: frustração com a formatação automática

Por padrão, o Google Docs realiza alguma mágica de formatação que deve ser útil, mas pode ser irritante. Por exemplo, o serviço automaticamente colocará em maiúscula a primeira palavra de cada frase que você digitar, mudará todas as aspas que você inserir do estilo de aspas retas padrão para o estilo de aspas curvas polêmicas e adicionará um hiperlink para qualquer endereço da web que você inserir em um documento.

O Docs também altera as elipses de três caracteres padrão (...) em elipses de um único caractere (...), usando um símbolo Unicode para essa pontuação. Ele ajusta frações numéricas normais (como 1/2) em símbolos de um único caractere (como ½), também, e muda certas abreviações (como c / o) em seus equivalentes de símbolo Unicode de um caractere (como ℅).

Para certos propósitos, essas mudanças podem ser agradáveis ​​- mas com a mesma frequência, são desagradáveis. Não tenha medo, pois você pode desativar cada um desses comportamentos e dizer ao Google Docs para deixar seu texto original de lado.

arquivo final

O segredo reside em um menu de preferências de duas partes facilmente esquecido. Para chegar lá, clique no menu Ferramentas na parte superior da interface da área de trabalho do Google Docs e selecione 'Preferências' na lista de opções que aparece. Lá, você verá uma lista de opções para alguns dos hábitos de substituição de texto mais básicos do Documentos.

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Você pode desativar os padrões básicos de substituição de texto no menu 'Preferências' do Documentos. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Essa área permite que você desative a capitalização automática, a transformação de cotação supostamente 'inteligente' e a formatação automática de link, entre outras coisas. Quanto às frações e outras formas mais avançadas de substituições de texto, você precisará clicar no cabeçalho 'Substituições' no topo da mesma janela para encontrá-las - e então desmarcar a caixa ao lado de quaisquer substituições que você deseja explodir longe.

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A seção 'Substituições' desse menu permite que você tenha controle total sobre como o Docs bagunça seu texto. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Ahh ... o copo de repente parece meio cheio em vez de meio vazio, não é?

Problema nº 4 do Google Docs: ultrapassagem da polícia gramatical

O Google Docs adora avisar quando você tem algo errado com sua gramática, o que certamente pode ser útil às vezes. Mas também pode ser incrivelmente irritante - se, digamos, você deliberadamente contornar as regras por certos motivos ou confiar em abordagens altamente estilizadas e se descobrir distraído por todos os sublinhados vermelhos que apontam coisas que não são realmente problemas. (Já estive lá, fiz isso.)

Se essa frustração lhe parece familiar, dê um tempo desabilitando as sugestões gramaticais do Documentos - seja permanentemente ou apenas por um tempo, conforme necessário. Você pode encontrar o comando para fazer isso no menu Ferramentas, em 'Ortografia e gramática'; basta clicar na linha com o rótulo 'Mostrar sugestões de gramática' para desmarcá-la e desativá-la.

Você também pode desativar as sugestões ortográficas automáticas no mesmo lugar, se tiver uma marca que use uma ortografia incomum e seja corrigida constantemente. Como alternativa, você pode usar a opção 'Dicionário pessoal' dentro do mesmo menu para adicionar termos específicos ao vocabulário do Google Docs e evitar que ele pense que são erros.

Problema nº 5 do Google Docs: pontos azuis

Quem não ama listas? O Documentos facilita a adição de listas com marcadores em seus documentos e ainda tem um punhado de opções de formatação no menu Formatar, em 'Marcadores e numeração', caso o ponto preto básico não esteja atendendo às suas necessidades.

google docs restaurar versão anterior

No entanto, essas opções padrão são bastante limitadas e, se você tiver algo específico em mente, provavelmente não incluirão o símbolo desejado.

Mas espere! Docs tb permite que você insira quase qualquer símbolo imaginável como seu indicador de lista de marcadores. Você nunca perceberia, pois a opção de fazer isso apenas aparece depois de você criou uma lista. (Vai saber.)

Portanto, tente o seguinte: Crie uma lista com marcadores dentro de um documento, olhando no menu que acabamos de mencionar ou usando o atalho Ctrl-Shift-8 (ou ⌘-Shift-8). Em seguida, com o cursor nessa lista, abra o menu Formatar e procure em 'Marcadores e numeração' novamente. Desta vez, você deve ser capaz de selecionar o item 'Opções de lista' - e depois de fazer isso, você pode selecionar 'Mais marcadores' para selecionar a partir de uma vasta gama de estilos de símbolos de marcadores.

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Você tem todos os tipos de opções de marcadores no Documentos - se souber como encontrá-los e ativá-los. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Esse mesmo menu também permitirá que você ajuste a numeração em uma lista numerada, no caso de você precisar que uma lista gire em torno de algo que não seja apenas números (como 'Item nº 1,' por exemplo) ou precisar que uma lista comece em um número diferente de 1.

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Problema nº 6 do Google Docs: o enigma do envelope

Por mais eficiente que o Docs tenha adquirido ao longo dos anos, um recurso que curiosamente ainda falta é a capacidade de formatar uma página como um envelope ou como uma folha de etiquetas para impressão adequada. Se você precisar de qualquer uma das funções para o seu trabalho, será necessário recorrer a um complemento do Google Docs de terceiros para obtê-la.

Na frente do envelope, um complemento simples chamado Page Sizer é a opção mais fácil disponível. Adicione-o à sua conta (ou peça ao seu administrador para fazer isso por você, se você estiver em uma conta corporativa sem acesso direto ao complemento) e, em seguida, procure no menu Complementos na parte superior de qualquer documento para localizar e ativar isto.

Depois de fazer isso, você pode apenas inserir as dimensões exatas do seu envelope - e, ta-da:

JR Raphael / IDG

A formatação de envelope no Google Docs não precisa ser difícil. Você só precisa ter o complemento certo no lugar. (Clique na imagem para ampliá-la.)

Com rótulos, o nome apropriado Criar e imprimir etiquetas O complemento do Google Docs fará tudo o que você precisa. Ele aparecerá no mesmo menu de complementos, uma vez instalado, e lhe dará acesso com um clique à formatação instantânea de página para uma variedade de tamanhos de etiqueta comuns (da Avery e outros fornecedores de etiquetas).

O Page Sizer é gratuito, enquanto Criar e Imprimir Etiquetas é gratuito para uso com uma gama limitada de formatos de etiqueta padrão (que provavelmente serão suficientes para a maioria dos propósitos casuais). Para acessar todos os formatos e recursos disponíveis, o add-on é executado 30 dólares por ano ou $ 80 para uma licença vitalícia.

Problema bônus do Google Docs: esquisitice das palavras

Há apenas mais uma correção relacionada ao Documentos a ser resolvida, e está relacionada à maneira como o serviço interage com os arquivos do Microsoft Word. Para explorar esse problema e obter algumas outras sugestões relevantes para melhorar a experiência, vá para o capítulo anterior da minha série de 'soluções rápidas': ' 6 soluções rápidas para problemas comuns do Google Drive . '